Η Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης ΕΛΚΕ εγκρίνει και εισηγείται στη Σύγκλητο τη μεταφορά ποσού 18.000,00€ από το έργο με τίτλο «Έργα ενεργειακής διαχείρισης στο ΕΜΠ», ΚΑ 65/2267 και Ε. Υ. τον Καθ. Ι. Χατζηγεωργίου στο έργο με τίτλο «Ενίσχυση δράσεων και ερευνητικής υποδομής της Σχολής Αρχιτεκτόνων Μηχανικών», ΚΑ 65/2232 και Ε.Υ. τον Καθ. Π. Τουρνικιώτη, για την επισκευή εσωτερικών και εξωτερικών θυρών στο Κτήριο Αβέρωφ. (pdf2)

 

Η Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης ΕΛΚΕ, αφού έλαβε υπόψη τα νέα ψηφιακά δεδομένα και δυνατότητες, εγκρίνει και εισηγείται στη Σύγκλητο του Ιδρύματος τη συμπλήρωση του ΟΧΔ με τα παρακάτω που αφορούν το Πληροφοριακό Σύστημα του ΕΛΚΕ ΕΜΠ:

Πληροφοριακό Σύστημα

1.        Εισαγωγή

Στην Μονάδα Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης (ΜΟΔΥ) του ΕΛΚΕ, λειτουργεί πληροφοριακό σύστημα, που διαχειρίζεται τις δραστηριότητες και τις απαιτούμενες διαδικασίες, σε λογιστικό ή διαχειριστικό επίπεδο υποστηρίζοντας όλα τα τμήματα της ΜΟΔΥ, τους επιστημονικά υπευθύνους και τους συνεργάτες τους.

Το πληροφοριακό σύστημα αποτελείται από τα εξής επιμέρους υποσυστήματα:

  • Κεντρικό πληροφοριακό σύστημα που έχει αναπτυχθεί in house με την ονομασία e-research από το 2016 και μετά
  • Επικουρικό πληροφοριακό σύστημα που έχει αναπτυχθεί In house από τη δεκαετία του 1990
  • Εμπορικό πακέτο λογιστικής που υποστηρίζει το Οικονομικό και Λογιστικό τμήμα της ΜΟΔΥ
  • Εμπορικό πακέτο για το πρωτόκολλο της ΜΟΔΥ
  • Λογισμικό που έχει αναπτυχθεί in house για την υποστήριξη της καταχώρισης των φύλλων χρονοχρέωσης (timesheets)

Το e-research επεκτείνεται, αναβαθμίζεται και εκσυγχρονίζεται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του μεταβαλλόμενου θεσμικού πλαισίου που διέπει τη λειτουργία του ΕΛΚΕ, των ερευνητικών προγραμμάτων αλλά και των φορέων διαχείρισης και ελέγχου, σε συνδυασμό πάντα με την εξέλιξη της τεχνολογίας, ώστε να είναι συνεχώς σε θέση να εξυπηρετήσει το σκοπό του.

Για τη διαχείριση των πάσης φύσεως αιτημάτων των επιστημονικά υπευθύνων και συνεργατών τους, καθώς και των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων της υπηρεσίας και με την επιφύλαξη των οριζόμενων στα επόμενα άρθρα, η ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ του Ιδρύματος χρησιμοποιεί Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικοποίησης και Αυτοματοποίησης Διαδικασιών, το οποίο αξιοποιεί Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών.

2.         Πεδίο εφαρμογής

Το πληροφοριακό σύστημα e-research δύναται να χρησιμοποιείται για την έκδοση και διακίνηση αιτημάτων και λοιπών δικαιολογητικών των επιστημονικά υπευθύνων και συνεργατών στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους, καθώς και εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων της ΜΟΔΥ του ΕΛΚΕ.

Η διακίνηση των πάσης φύσεως αιτημάτων και λοιπών δικαιολογητικών πραγματοποιείται με την επιφύλαξη των κανόνων για την προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και των εγγράφων, στα οποία περιλαμβάνονται ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως αυτά ορίζονται στην κείμενη νομοθεσία και δεν μπορούν να διακινηθούν ηλεκτρονικώς.

Η διακίνηση των εγγράφων δύναται να γίνεται και σε έγχαρτη μορφή ανάλογα με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις των επιστημονικά υπευθύνων και των λοιπών χρηστών του πληροφοριακού συστήματος.

3.         Διαδικασία αυθεντικοποίησης

Η πρόσβαση κάθε χρήστη στις διαφορετικές λειτουργίες του e-research, καθώς και στα επιμέρους έγγραφα που εισάγονται, συντάσσονται και διακινούνται μέσω αυτού, χορηγείται ανάλογα με τη θέση που κατέχει στη ΜΟΔΥ ή στο Ε.Μ.Π. και ανάλογα με τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί από την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ είτε ως επιστημονικά υπευθύνου είτε ως διοικητικού προσώπου.

Η πρόσβαση στο e-research γίνεται είτε μέσω προσωπικού κωδικού πρόσβασης (password) που ορίζεται από τον χρήστη είτε μέσω των προσωπικών κωδικών taxis του κάθε χρήστη. Ο χρήστης ευθύνεται ατομικά για την προστασία του λογαριασμού του και την ασφαλή φύλαξη του κωδικού πρόσβασής του. Όταν ο χρήστης έχει συνδεθεί με τους προσωπικούς κωδικούς taxis η αποστολή εγγράφων αποκλειστικά μέσω του πληροφοριακού συστήματος προς τη ΜΟΔΥ επέχει θέση ιδιόχειρης υπογραφής. Οποιοδήποτε έγγραφο εξάγεται από το πληροφοριακό σύστημα είτε σε ηλεκτρονική μορφή (πχ αποστολή μέσω email) είτε σε έγχαρτη μορφή (εκτύπωση) θα πρέπει να φέρει τις απαιτούμενες από το νόμο υπογραφές και συγκεκριμένα στην πρώτη περίπτωση εγκεκριμένη ψηφιακή υπογραφή και στη δεύτερη περίπτωση ιδιόχειρη πρωτότυπη υπογραφή.

Οι χρήστες δύνανται μέσω του πληροφοριακού συστήματος να εξουσιοδοτούν άλλους χρήστες για συγκεκριμένες ενέργειες.

4.         Διαχειριστής του συστήματος

Αρμόδια οργανική μονάδα για τη διαχείριση του e-research είναι το Τμήμα Μηχανογράφησης και Ελέγχου Διαδικασιών της ΜΟΔΥ.

Ο ρόλος του διαχειριστή του συστήματος ανατίθεται στον προϊστάμενο του ανωτέρω τμήματος καθώς και σε προσωπικό του ίδιου τμήματος με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ, μετά από εισήγηση του Προϊσταμένου της ΜΟΔΥ.

Ο διαχειριστής του συστήματος έχει την ευθύνη της διαφύλαξης της ακεραιότητας των δεδομένων που περιλαμβάνονται σε αυτό, έχει δε προς τούτο το σύνολο των απαραίτητων δικαιωμάτων. Ιδίως στα δικαιώματα και καθήκοντα του διαχειριστή ανήκουν:

α. Η μέριμνα για την τήρηση των όρων της ισχύουσας πολιτικής ασφαλείας των συναλλαγών του ΕΛΚΕ

β. Η εποπτεία της ασφαλούς λειτουργίας του πληροφοριακού συστήματος

γ. η διασφάλιση της προστασίας των προσωπικών δεδομένων

5.         Αναγνωριστικά και προδιαγραφές μοναδικότητας, γνησιότητας και αυθεντικότητας των παραγόμενων μέσω Π.Σ. εγγράφων

Μέσω του e-research εξασφαλίζεται η μοναδικότητα και η ασφαλής χρονοσήμανση των εγγράφων και η ασφαλής μονοσήμαντη σύνδεση κάθε ενέργειας με συγκεκριμένο χρήστη και η ασφαλής χρονοσήμανση αυτής.

Κάθε έγγραφο που παράγεται και διακινείται μέσω του πληροφοριακού συστήματος, όταν εξαχθεί από το πληροφοριακό σύστημα φέρει την προβλεπόμενη από την κείμενη νομοθεσία υπογραφή ή/και σφραγίδα, ανάλογα με τον τρόπο διεκπεραίωσής του (δηλαδή εγκεκριμένη ψηφιακή υπογραφή ή ιδιόχειρη υπογραφή). (pdf 9.1)

 

11.9. Η Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης ΕΛΚΕ, αφού έλαβε υπόψη το από 02.12.2020 ηλεκτρονικό μήνυμα της Διαχειριστικής Αρχής των έργων INTERREG, εγκρίνει τη χορήγηση διετούς διαχειριστικής παράτασης για όλα τα εν λόγω έργα για να μπορούν να υλοποιηθούν οι συμβάσεις των πιστοποιητών των έργων.

 

 

ΕΕΔ 29.01.2021

 

  • Η Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης ΕΛΚΕ εγκρίνει την τροποποίηση του Εντύπου «Αίτημα Ανάληψης Εκτέλεσης Έργου», όσον αφορά την Επιτροπή Ηθικής και Δεοντολογίας της Έρευνας του ΕΜΠ, σύμφωνα με το Συνημμένο 5. Το νέο έντυπο θα αναρτηθεί στην ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ ΕΜΠ.